Tìm hiểu quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn nhất 2021

Tìm hiểu quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn nhất 2021

Quá trình quản lý kho của không ít doanh nghiệp nhỏ lẻ đang gặp nhiều khó khăn. Chủ yếu là khâu ghi chép dữ liệu cũng như kiểm kê kho theo định kỳ. Do đó, để quá trình hoạt động trở nên trơn tru hơn bao giờ hết doanh nghiệp cần xây dựng nên quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và khoa học. Từ đó giúp hạn chế tối đa tình trạng hư hại hoặc thất thoát hàng hóa. Nếu bạn muốn có thêm gợi ý về quy trình quản lý kho theo iso thì hãy đọc bài viết của suaxenang.net.

Quy trình quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO năm 2021

Quy trình quản lý kho theo iso được thiết lập nên bởi những nhà quản lý kho chuyên nghiệp và có trình độ chuyên môn hàng đầu trên thế giới. Chính vì thế mà quy trình này có sự nhất quán và khoa học đặc biệt. Trong khi đó ISO có nhiệm vụ đề ra những tiêu chuẩn cũng như công đoạn cần thiết trong quy trình quản lý kho vật tư và hàng hóa. Mục đích của điều này chính là giúp công việc vận hành kho đạt được hiệu quả và công suất tối đa như mong muốn của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi hơn nếu quản lý kho tốt
Quy trình quản lý doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi hơn nếu quản lý kho tốt

Lợi ích quản lý kho theo ISO

Bởi vì quy trình quản lý kho theo iso sẽ đặt ra một số tiêu chuẩn và công đoạn liên quan đến kho nên sẽ đem lại một số lợi ích như sau cho doanh nghiệp:

  • Quá trình luân chuyển hàng hóa trong kho được kiểm soát chặt chẽ hơn.
  • Hạn chế tình trạng tồn kho hoặc thất thoát hàng.
  • Dễ dàng trong việc thiết lập và tuân theo nội quy kho hàng hóa.
  • Số lượng lưu kho, quy trình xuất nhập kho được kiểm soát một cách chính xác.
  • Hạn chế một số rủi ro hoặc sự cố liên quan đến quá trình quản lý kho.
  • Tăng cường năng suất làm việc, tính trách nhiệm cho nhân viên tại mỗi vị trí.
  • Chủ doanh nghiệp nắm bắt quy trình nghiệp vụ quản lý kho, tình hình kinh doanh một cách sát sao hơn.
  • Phát hiện sự cố nhanh chóng, kịp thời để có phương án giải quyết.
  • Tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê kho định kỳ.
  • Tăng sự chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ, từ đó tạo được lòng tin với khách hàng.
Thực hiện quy trình nhập xuất kho theo iso sẽ giúp hạn chế một số rủi ro khi quản lý kho
Thực hiện quy trình nhập xuất kho theo iso sẽ giúp hạn chế một số rủi ro khi quản lý kho

Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ

Nhập kho là công đoạn quan trọng đối với cách quản lý hàng tồn kho theo iso. Dưới đây là cách quản lý đối với từng loại nhập kho mà bạn nên biết:

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Ký duyệt và thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu với lãnh đạo

Quy trình quản lý kho vật tư này sẽ diễn ra khi nguyên vật liệu của doanh nghiệp bị thiếu hoặc hết. Lúc này bộ phận kế hoạch hoặc kế toán sẽ làm lệnh để yêu cầu mua thêm nguyên vật liệu. Lệnh này cần thông qua ký duyệt của lãnh đạo và thông báo đến một số bộ phận liên quan. Từ đó theo dõi và thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa sao cho kịp thời và đúng quy trình.

Bước 2: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá, đối chiếu với thực tế

Khi quản lý kho nhận được thông báo nhập kho cần tiến hành đối chiếu với tình hình thực tế để biết mã hàng đó thật sự thiếu hoặc hết. Nếu đang còn thì ưu tiên sử dụng để sản xuất trước tránh lãng phí.

Khi số lượng hàng hóa nhập kho về đúng số lượng thì quản lý kho đóng dấu, ghi nhận vào thông tin trên hệ thống để theo dõi. Nếu trong quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả gặp vấn đề nào nhân viên cần lập biên bản và có xác nhận của người phát hiện để cấp trên giải quyết.

Quy trình kho nhập thêm vật tư cần có sự đối chiếu chuẩn xác
Quy trình kho nhập thêm vật tư cần có sự đối chiếu chuẩn xác

Bước 3: Lập chứng từ nhập kho và hoàn thành các thủ tục liên quan

Sau khi xác nhận hàng hóa nhập kho đúng với yêu cầu và có đầy đủ giấy tờ hợp lệ thì quản lý kho sẽ lập chứng từ nhập kho, gửi đến kế toán để kiểm tra và hạch toán.

>> Xem thêm: Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho.

Quy trình mua hàng theo iso loại thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm tương tự với việc nhập kho nguyên vật liệu. Bạn chỉ cần thực hiện một số bước cơ bản trên thì công việc sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa và thành phẩm tương tự nhau
Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa và thành phẩm tương tự nhau

Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Công tác xuất kho sẽ được chia thành 4 nhóm khác nhau như Xuất kho để bán, để sản xuất, để lắp ráp và để vận chuyển đi nơi khác. Tuy nhiên quy trình của những nhóm này tương tự nhau vì thế bạn chỉ cần tìm hiểu một số bước sau nếu muốn thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận

Thông thường yêu cầu xuất kho sẽ do bên bộ phận bán hàng, kế hoạch hoặc khách hàng đưa ra. Dựa vào những yêu cầu này mà quản lý kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ và xác thực yêu cầu.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho hiện có

Nhân viên quản lý kho tiến hành rà soát lại số liệu của mã hàng tương ứng với yêu cầu. Điều này nhằm xác minh tình trạng thực tế của hàng để biết chắc chắn có đủ hàng để xuất theo yêu cầu hay không.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng theo quy định

Nếu kiểm tra thấy đủ yêu cầu thì nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn bán hàng. Nếu bộ máy tổ chức của doanh nghiệp có nhiều bộ phận liên quan thì sẽ được in thành nhiều liên, ngược lại. Thông thường các đơn vị vừa và nhỏ chỉ cần sử dụng 2 liên.

Nếu kiểm tra thấy hàng hóa đủ yêu cầu thì nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn bán hàng
Nếu kiểm tra thấy hàng hóa đủ yêu cầu thì nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn bán hàng

Bước 4: Xuất kho, cập nhật thông tin hàng hóa mới

Dựa trên các giấy tờ có liên quan, hàng hóa sẽ được xuất kho theo quy trình quản lý kho theo iso với số lượng yêu cầu. Lúc này nhân viên cần cập nhật số liệu xuất kho vào hệ thống để thông báo đến các bộ phận khác. Điều này sẽ giúp các bộ phận kiểm soát tốt hơn tình trạng hiện tại của các mã hàng và có kế hoạch sản xuất phù hợp.

Lời kết quy trình quản lý kho theo iso

Mong rằng qua thông tin mà suaxenang.net chia sẻ trên bài viết bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho theo iso. Nếu thực hiện theo các bước cơ bản mà chúng tôi gợi ý thì chắc chắn quá trình quản lý kho sẽ trở nên nhẹ nhàng và thuận lợi hơn rất nhiều.

Đặc biệt điều này còn giúp sự hoạt động của doanh nghiệp có sự liên kết và công khai hơn giữa các bộ phận, chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình một cách sát sao. Nếu bạn đang có nhu cầu về xe nâng hàng thì hãy liên hệ đường dây nóng của Asa nhé!

Công ty Asa chung tôi đang cung cấp dịch vụ cho thuê, mua bán và đặc biệt là sửa xe nâng hàng tại khu vực miền nam. Được các khách hàng đánh giá cao về chất lượng cũng như sự chu đáo về chăm sóc khách hàng.